Cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống

Bạn đang cần gửi email cho khách hàng nước ngoài nhưng không biết cách viết email bằng tiếng Anh như thế nào cho chuyên nghiệp? Bạn làm việc trong một công ty đa quốc gia và đang khó khăn trong việc viết email cho toàn bộ nhân sự. Bài viết bên dưới, duhoctms.edu.vn sẽ giúp bạn hiểu được cách viết email tiếng Anh chuẩn nhất.

1. Cách viết email bằng tiếng Anh

1.1. Phần Chào hỏi – Greeting

  • Nếu các bạn đã biết tên người nhận thì sẽ sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

  • Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

  • Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi các bạn chưa biết thông tin về người nhận thì nên: “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

1.2. Hỏi thăm – Opening comment

Hỏi thăm về sức khỏe (thân mật):

Ví dụ: How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Cách viết email tiếng Anh
Cách viết email tiếng Anh

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu với lời cảm ơn:

  • Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc đến công ty ABC)
  • Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
  • Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

1.3. Lý do viết thư – Introduction

Bạn có thể sử dụng cấu trúc sau: I am writing to + …. Một số mẫu câu bạn có thể dùng.

  • I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
  • I’m writing to ask for the information about …. (Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
  • We’re writing to inform you that/ to confirm/ to request/ to enquire about/ to complain/ explain/ apologize.
  • I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ … và muốn được …)

1.4. Nội dung chính – Main point

Phần này đề cập đến nội dung chính mà bạn muốn gửi đến người nhận. Tiếp theo là phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia thành một số dạng bên dưới. Các bạn nên ghi nhớ các cụm từ cần thiết để tiết kiệm thời gian viết thư nhé!

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

Một số mẫu câu có thể sử dụng:

  • As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
  • Regarding …/ Concerning …/ With regards to … (Về vấn đề…/ Liên quan đến…/ Liên quan với …)
  • As you told me, … (Như bạn đã nói với tôi…)
  • As you mentioned in the previous one, … (Như bạn đã đề cập trước đó…)
  • As I know what you wrote me, … (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu

Một số mẫu câu có thể sử dụng:

  • I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu …)
  • I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể … )
  • I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
  • I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết …)
  • I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
  • I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Thông báo tin tốt

Một số mẫu câu có thể sử dụng:

  • We are pleased to announce that … (Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
  • You will be pleased to know that … (Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

  • It is with great sadness that we … (Vô cùng thương tiếc báo tin …)
  • We regret to inform you … (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/ bà rằng…)
  • After careful consideration we have decided that … (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Đề cập đến các loại tài liệu đính kèm

  • Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
  • Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy … được đính kèm trong email này)
  • Can you please sign and return the attached contract by next Monday? (Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?

5. Kết thúc thư – Concluding sentence

Bạn có thể kết thúc lá thư của bạn bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

  • Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
  • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
  • I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

6. Ký tên – Signing off

Ký tên trong trường hợp thân mật

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)

  • Best regards,
  • Warm regards,
  • Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

Yours faithfully,

2. Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Vừa rồi là cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn mà các bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên cần lưu ý một số điểm sau:

Cách viết email tiếng Anh
Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh
  • Không được viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết “I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen”
  • Không sử dụng từ ngữ thô tục, tiếng lóng, từ thân mật như: wanna, kid, dad, mate, …
  • Không sử dụng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy sử dụng would like. Không sử dụng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Nên sử dụng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
  • Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
  • Hãy viết email ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, không sử dụng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ những thành phần chủ – vị và tân ngữ nếu có.
  • Hãy nhớ sử dụng chính xác dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, hãy sử dụng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
  • Tuyệt đối tránh các lỗi văn phạm, chính tả
  • Tránh lỗi ambiguity

3. Một số từ viết tắt sử dụng trong cách viết email bằng tiếng Anh

  • ASAP = as soon as possible
  • CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này vào để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận được thư)
  • ENC = enclosure (khi các bạn gửi kèm theo thư một số giấy tờ khác)
  • PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là các bạn ký thay cho người khác, nếu họ không có mặt để tự ký)
  • PS = postscript (sử dụng khi bạn muốn thêm một số điều gì đó sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
  • PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư vẫn còn được tiếp tục ở mặt sau)
  • RSVP = please reply (Xin vui lòng hồi đáp)

4. Template mẫu viết email bằng tiếng Anh

4.1. Form viết email tiếng Anh trang trọng

Chào đầu thưDear Mr/ Mrs + surname
Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Sử dụng cách viết này khi bạn đã biết tên họ của người nhận thư)
Dear Sir or Madam
Kính gửi Ngài/ Bà (Sử dụng cách này khi bạn hưa biết tên họ của người nhận)
Bắt đầu viết thưThank you for your letter/ email about…
Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…
Many thanks for your letter/ email.
Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.
I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for…
Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…
I am writing regarding your letter.
Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.
I would like to offer congratulations on…
Let me congratulate you on…
Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…
Chuẩn bị kết thưI look forward to hearing from you without delay.
Tôi chỉ mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có một sự trì hoãn nào cả.
I hope to hear from you at your earliest convenience.
Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ bạn sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
I hope to hear from you at your earliest convenience.
Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ bạn sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.
Chào kết thưYours faithfully
Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.
Yours sincerely
Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.
Regards/ Best regards/ Kind regards.
Trân trọng.
Cách viết email tiếng Anh
Template mẫu viết email bằng tiếng Anh

4.2. Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật

Chào đầu thưHello/ Hi + name
Xin chào/ Chào + tên
Dear + name
Gửi + tên
Hi there!
Chào đằng ấy!
Bắt đầu viết thưThanks for your letter/ email.
Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!
Thanks for writing to me.
Cảm ơn vì bạn đã viết thư cho mình
I am writing to tell you about…
Mình viết thư để kể với bạn về…
Guess what?
Bạn đoán được không?
How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?
Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?
I’m sorry I haven’t written for a while…
Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…
It was great to hear from you again.
Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.
Chuẩn bị kết thưHope to hear from you soon.
Mong sớm nhận được thư của cậu.
Looking forward to seeing you/ hearing from you.
Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.
I can not wait to meet up soon.

Trên đây là hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn nhất mà các bạn có thể tham khảo. Duhoctms.edu.vn hi vọng các bạn sẽ nắm vững và tránh được những lỗi sai khi viết email. Nếu còn có thắc mắc, bạn hãy để lại comment bên dưới bài viết nhé!

Bình luận

Bình luận